Op een dag overkomt het iedere ondernemer. Een klant betaalt niet op tijd en het is lastig contact te krijgen met die klant, of er is sprake van onenigheid. Je probeert er natuurlijk eerst onderling uit te komen en betalingsafspraken te maken, maar wanneer dat niet lukt zal de relatie met je klant schade oplopen. Incasso is een vervelende situatie die je als ondernemer kan overkomen en naïviteit is één van de valkuilen waar startende ondernemers nog wel eens in trappen. 

Overweeg je een incassobureau in te schakelen, dan zijn de volgende tips belangrijk voor je.

Is je klant een consument of een bedrijf?

Voor consumenten gelden er andere regels dan voor zakelijke klanten. Een particuliere klant stuur je, voordat je het incassobureau inschakelt, eerst een brief, waarin je hem of haar in de gelegenheid stelt om binnen 14 dagen alsnog te betalen. Doe je dat niet, dan hoeft jouw klant de incassokosten niet te betalen. Dit is geregeld binnen de WIK, de Wet Incasso Kosten. Het minimale bedrag voor incassokosten bedraagt €40,- en je mag daarbovenop ook rente in rekening brengen. Voor zakelijke afnemers geldt deze wet niet. Hier mag je meteen het incassobureau inschakelen, vanaf het moment dat jij dat nodig vindt.

Wat kan en mag een incassobureau?

Een incassobureau en een gerechtsdeurwaarder zijn bedrijven met verschillende rollen en bevoegdheden. Het incassobureau stuurt één of meerdere aanmaningen naar je klant en neemt de communicatie van je over. Ze mogen niet meer doen dan brieven sturen en kunnen je klant niet dwingen om tot betaling over te gaan. Een gerechtsdeurwaarder kan dat wel, maar pas na een rechterlijke uitspraak. Ook een gerechtsdeurwaarder zal eerst een incassoprocedure opstarten, waarbij zij jouw klant gaan bewegen om te gaan betalen. Pas wanneer de rechter een uitspraak heeft gedaan, verstuurt de deurwaarder het exploot naar jouw klant of hij overhandigt het persoonlijk. Dit heet in juridische termen ‘betekenen’. In dat geval zullen de incassokosten al flink opgelopen zijn. Als jouw klant zich niet aan het vonnis van de rechter houdt, mag de deurwaarder beslag leggen op zijn of haar inkomen of bezittingen en ze verkopen via een veiling.

Voorkomen is beter…

De beste tip die we je kunnen geven is, om incassoprocedures vooral te voorkomen. Daarvoor is het zaak dat je goede en vriendelijke communicatie met je klant onderhoudt. In de meeste gevallen is er namelijk geen sprake van onwil, maar onduidelijkheid of miscommunicatie. Besef goed wat je op het spel zet, alvorens je een vordering uit handen geeft en neem daarom onze tips om facturen sneller betaald te krijgen dan ook ter harte.

Incassoprocedures voor bedragen minder dan €500,- kosten je meestal meer geld en energie, dan dat ze iets opleveren. Sommige incassobureau’s werken met een abonnement, waardoor jij ze sneller en gemakkelijker kunt inschakelen, zonder meteen met hoge kosten geconfronteerd te worden. Immers, zolang je klant niet betaalt, zijn de incassokosten voor jouw eigen rekening en risico. Na afloop van een incassoprocedure is de relatie met je klant blijvend verstoord en waarschijnlijk verbroken.

Maak vooraf duidelijke afspraken met het incassobureau.

Voordat je een willekeurig incassobureau belt, onderzoek of er gespecialiseerde bureau’s zijn voor jouw type klanten. Incasso bij grote bedrijven verloopt doorgaans heel anders dan bij zelfstandig ondernemers of particulieren. Check of het incassobureau op basis van no-cure no-pay werkt. In dat geval zal het percentage dat het bureau inhoudt hoger zijn, maar ben je vooraf geen kosten kwijt. Om te voorkomen dat de niet betalende afnemer jou voor de rechter daagt omdat het incassobureau te agressief incasseert, is het fijn als jouw incassobureau hiervoor een verzekering heeft afgesloten.

Wat zijn de kosten voor een incassoprocedure?

Het is lastig vooraf in te schatten, wat een incassoprocedure precies gaat kosten. Werkt jouw incassobureau op basis van no-cure no-pay, dan kost het versturen van twee of drie aanmaningen en een telefoontje naar jouw klant je misschien niets. Weigert je klant te betalen en wil je de rechter inschakelen om een vonnis uit te spreken over de vordering, dan lopen de kosten al snel hoog op. Jouw incassobureau zal je vragen om voor deze kosten garant te staan en je mogelijk om een voorschot vragen.

Bij no-cure no-pay zul je op een incassofee van 25% tot 45% van het openstaande bedrag moeten rekenen, al dan niet vermeerderd met de bij je klant in rekening gebrachte incassokosten.