Als zelfstandig ondernemer zonder personeel geniet je dagelijks van veel voordelen, zoals het bepalen van je eigen werktijden en opdrachten. Deze vrijheid komt niet zonder verantwoordelijkheden en risico’s. Een van de uitdagingen die je als zzp’er tegen kunt komen, is het omgaan met klanten die niet betalen. In dit artikel bespreken we hoe jij jouw onderneming daar zo goed mogelijk tegen kunt beschermen. 

Het belang van contracten

Een belangrijke stap die je als zzp’er niet mag vergeten te zetten, is het opmaken van waterdichte contracten, getekend door de klant. Het is zaak dat alle afspraken helder en duidelijk schriftelijk zijn opgenomen, zoals de aard van de dienst, de kosten en de betalingstermijn. Een dergelijk contract zorgt er niet alleen voor dat de klant weet waarmee hij of zij akkoord gaat, het is bindend. Dat betekent dat beide partijen de afspraken na moeten komen. Neem voor de zekerheid altijd uitzonderingen op in het contract, al is het maar om jezelf te beschermen als je de dienst niet kunt leveren. Mocht de klant de betaling niet nakomen, dan dient het contract als bewijsmateriaal. Je kunt de klant erop wijzen of het gebruiken in de rechtszaal als het tot een geschil komt. Een contract dient als bescherming voor zowel de zzp’er als de klant, dus het is het zeker waard om hier tijd en aandacht aan te besteden.

Wees proactief en assertief

Wanneer een klant je niet betaalt voor jouw dienst, dan kan dat voor allerlei financiële problemen zorgen. Zo heeft het gevolgen voor de aangifte omzetbelasting en je inkomen. Krijg je het geld voor de geleverde dienst niet, dan loop je het risico dat je jouw eigen rekeningen niet kunt betalen en schulden maakt. Het is belangrijk dat de klant op tijd betaalt, maar wat doe je als dit niet gebeurt? Om te beginnen stuur je de klant een e-mail met een herinnering. Let erop dat de e-mail vriendelijk van aard is; het zou zomaar kunnen dat er sprake is van een administratieve fout, een vertraging bij de bank of dat de klant het vergeten is. Wees wel zakelijk; de klant dient je serieus te nemen, zodat de factuur betaald wordt (en het liefst direct). Mocht de klant alsnog niet betalen, dan kun je ervoor kiezen om de opdrachtgever te bellen om de situatie te bespreken.

Een incassobureau inschakelen

Mocht een klant na meerdere herinneringen verzuimen de factuur te betalen, dan kun je een incassobureau Tilburg inschakelen. Een dergelijk bureau heeft professionele advocaten in huis die precies weten hoe ze jou het beste kunnen helpen. In de eerste plaats zal er een nieuwe herinnering gestuurd worden, dit keer uit naam van het incassobureau. Dit kan veel impact hebben op een debiteur die niet betaalt, waardoor je snel jouw geld ziet verschijnen. Niemand zit te wachten op vervelende situaties die lang duren, ook jouw klant niet; ze begrijpen dat je zakendoen serieus neemt en dat er voldaan moet worden aan de gemaakte afspraken. In de meeste gevallen volstaat een eerste brief vanuit het incassobureau, maar een enkele debiteur zal nog steeds weigeren te betalen. In deze uitzonderlijke situaties kan de advocaat je bijstaan in een juridisch proces. 

Bouw een buffer op

Een laatste tip: bouw een financiële buffer op. Als zzp’er loop je het risico dat facturen niet of veel te laat betaald worden. Om vervelende gevolgen te voorkomen, doe je er goed aan om een deel van jouw inkomen op een aparte spaarrekening te zetten die dient als buffer. Zo kun je altijd je rekeningen en de omzetbelasting betalen en beperk je financiële problemen.