Groeit je bedrijf goed en vind je het tijd worden om op zoek te gaan naar je eerste werknemer? Gefeliciteerd met deze mijlpaal! Het aannemen van een nieuwe medewerker vergt een goede voorbereiding en wanneer het je eerste werknemer is, zijn een aantal punten belangrijk om op orde te hebben. Wat zijn nu precies de zes belangrijkste valkuilen die je wil ontwijken?

Denk aan je loonheffingsnummer

Je kunt niet zomaar een arbeidsovereenkomst afsluiten met een nieuwe medewerker. Voordat je personeel aanneemt, vraag je bij de Belastingdienst een loonheffingsnummer aan. Dit is verplicht, want op deze manier kan de Belastingdienst je heffingen verwerken en de juiste belastingen innen. Geef ook meteen bij de Kamer van Koophandel aan dat je personeel hebt aangenomen, zodat jouw gegevens in het handelsregister up to date blijven.

Werk met een juridisch correcte arbeidsovereenkomst

Een arbeidsovereenkomst kun je gemakkelijk downloaden van het internet, maar het is beter om een arbeidsovereenkomst op maat te laten maken voor jouw bedrijf. Een ervaren jurist neemt je stap voor stap door de belangrijkste elementen heen, zoals de taakomschrijving, het relatie- en concurrentiebeding en de keuze of je wel of geen proeftijd of opzegtermijn gaat hanteren. Met het oog op uitbreiding van je team is dit een zinvolle investering, die je op termijn veel problemen bespaart en een fijne samenwerking met je medewerkers oplevert.

Valkuilen van werving en selectie

Wanneer je nog niet eerder werving- en selectieproces hebt gedaan, dan houdt dan een aantal zaken goed in gedachten. Bepaal eerst nauwkeurig wat je van een medewerker verlangt en stel een duidelijke, aantrekkelijke vacaturetekst en een apart functieprofiel op. Je zult teamwork absoluut belangrijk vinden, maar als het je eerste medewerker betreft heb je misschien meer aan iemand die heel goed zelfstandig kan werken. 

Besef dat je nieuwe medewerker goed bij jou moet passen en let dus niet alleen op de juiste diploma’s of werkervaring. Maak onderscheid tussen zaken die je medewerker snel op de werkvloer zal leren en ervaring die meteen inzetbaar is, bijvoorbeeld omdat jij die op dit moment niet hebt. Waak ervoor dat je geen kopie van jezelf aanneemt, hoe gezellig het sollicitatiegesprek ook verloopt. Je werknemer hoeft immers geen vriend te worden, maar gaat een bijdrage leveren aan de toekomst van jouw droom. Houd de sollicitatieprocedure zakelijk en tast goed af of je iemand tegenover je hebt, met wie je langere tijd kan en wilt gaan samenwerken.

Het risico van de eenmanszaak

Personeel aannemen in een eenmanszaak brengt risico’s met zich mee. Je bent namelijk privé aansprakelijk voor je personeel, wat betekent dat je bij langdurige ziekte het loon zelf moet blijven doorbetalen. Dat is de reden dat veel ondernemers een BV oprichten, zodra het personeelsbestand begint te groeien. Een langdurig zieke medewerker levert namelijk niets op, maar de kosten lopen gewoon door. Ben je privé aansprakelijk dan kan dit een jarenlange kostenpost met zich meebrengen.

Is er een CAO van toepassing?

Een CAO is een afspraak over lonen en diverse arbeidsvoorwaarden die werkgevers- en werknemersorganisaties met elkaar hebben vastgelegd. Dit kan per bedrijfstak geregeld zijn, maar ook speciaal voor een onderneming. Een CAO is verplicht wanneer het ministerie van SZW dit algemeen verbindend heeft verklaard of wanneer je aangesloten bent bij een werkgeversorganisatie. Je komt snel te weten of jouw organisatie CAO plichtig is via de website van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Bewaak de privacy in overeenstemming met de AVG

De Algemene Verordening Gegevensbescherming schrijft voor hoe je met gegevens van sollicitanten en medewerkers moet omgaan. Zo zul je CV’s en brieven binnen vier weken na het afwijzing moeten vernietigen en mag je bepaalde vragen tijdens het sollicitatiegesprek, bijvoorbeeld over zwangerschap, niet stellen. Ga je referenties checken, geef dat dan van tevoren aan en bedenk goed dat de oude werkgever geen negatieve ervaringen mag delen. Dat is namelijk laster. In het personeelsdossier mogen hooguit de meest noodzakelijke gegevens worden opgeslagen en deze mogen niet gedeeld worden met derden. Controleer vooraf goed aan welke regels je precies moet voldoen, zodat je later niet met boze sollicitanten of werknemers te maken krijgt.