Een bedrijfscreditcard aanvragen doe je via je zakelijke bank, en in de meeste gevallen is het binnen een paar dagen geregeld. Je hebt een inschrijving bij de Kamer van Koophandel nodig en een zakelijke bankrekening bij dezelfde bank. De rest van het proces lijkt sterk op het aanvragen van een gewone creditcard, maar dan op naam van je bedrijf.
Wat heb je nodig om een bedrijfscreditcard aan te vragen?
Voordat je begint, zorg je dat je de volgende zaken bij de hand hebt. De meeste banken vragen om min of meer dezelfde documenten:
- Een actieve zakelijke bankrekening bij de betreffende bank
- Je KvK-nummer en een uittreksel van de Kamer van Koophandel
- Een geldig legitimatiebewijs van de aanvrager (paspoort of ID-kaart)
- Soms een ondertekend aanvraagformulier of machtiging, afhankelijk van de rechtsvorm van je bedrijf
Ben je eenmanszaak, dan is het aanvragen relatief simpel. Ben je bestuurder van een bv of nv, dan wil de bank soms ook weten wie de uiteindelijk belanghebbende (UBO) is. Bij grotere bedrijven kun je ook meerdere kaarten aanvragen voor verschillende medewerkers.
Bedrijfscreditcard aanvragen: de stappen
Het aanvraagproces verschilt per bank, maar de grote lijnen zijn overal hetzelfde. Hieronder zie je hoe het er bij de meeste aanbieders uitziet:
- Log in op je zakelijke bankieren-omgeving. Bij de meeste banken start je de aanvraag gewoon online, zonder naar een kantoor te hoeven.
- Kies het type kaart. Vaak is er keuze tussen een standaard zakelijke creditcard en een corporate card met meer mogelijkheden. ABN AMRO rekent voor de Business Card 37,50 euro per jaar en voor de Corporate Card 45 euro per jaar.
- Vul de aanvraag in. Je geeft aan voor hoeveel kaarthouders je een kaart wil, wat de gewenste bestedingslimiet is en op welke naam de kaart moet staan.
- Stuur de gevraagde documenten mee. Bij een digitale aanvraag upload je meestal een kopie van je legitimatiebewijs en soms een KvK-uittreksel.
- Wacht op goedkeuring. De bank beoordeelt je aanvraag, soms geautomatiseerd, soms door een medewerker. Dit duurt doorgaans enkele werkdagen tot een week.
- Ontvang de kaart per post. Na goedkeuring wordt de kaart opgestuurd. De pincode volgt apart of stel je zelf in via de app.
Welk type kaart past bij jouw situatie?
Banken bieden meestal twee varianten aan: een zakelijke creditcard voor kleinere bedrijven en een corporate card voor grotere ondernemingen. Het verschil zit in de bestedingslimiet, de rapportagemogelijkheden en de kosten. Een corporate card heeft vaak hogere limieten en meer beheermogelijkheden per kaart, wat handig is als meerdere medewerkers er gebruik van maken.
Voor een eenmanszaak of een klein bedrijf is de goedkopere basisvariant in de meeste gevallen voldoende. De jaarlijkse kosten zijn dan laag, maar houd rekening met eventuele transactiekosten bij betalingen buiten de eurozone of bij opname van contant geld. Die kunnen flink oplopen als je medewerkers regelmatig naar het buitenland reizen.
Let op deze valkuilen bij de aanvraag
Een veelgemaakte fout is het aanvragen van een particuliere creditcard voor zakelijke uitgaven. Dat lijkt makkelijker, maar het maakt de administratie ingewikkelder en de belastingdienst stelt eisen aan de scheiding van privé en zakelijke kosten. Gebruik dus altijd een kaart op naam van het bedrijf.
Kijk ook goed naar de betalingsstructuur. Bij veel zakelijke creditcards betaal je de volledige saldo aan het eind van de maand in één keer terug. Dat is anders dan een reguliere creditcard waarbij je ook in termijnen kunt betalen. Als je bedrijf niet elke maand voldoende liquiditeit heeft, kan dit voor problemen zorgen.
Tot slot: controleer of de bank een persoonlijke borgstelling vereist. Bij kleinere bedrijven en eenmanszaken is dit soms het geval. Dat betekent dat jij als persoon aansprakelijk bent als het bedrijf de rekening niet betaalt.
Een bedrijfscreditcard aanvragen is voor de meeste ondernemers een kwestie van een halfuur werk online, mits je de documenten klaar hebt liggen. Vergelijk de jaarlijkse kosten, de limieten en de bijkomende kosten bij buitenlandse transacties goed voordat je een keuze maakt. Dat voorkomt verrassingen achteraf.
