Voor nieuwe werknemers geldt dat ze een zogenaamde loonbelastingverklaring dienen in te vullen. Voor heel wat mensen geldt echter dat ze zich er niet bewust van zijn wat dit nu precies is. Bovendien is het vaak ook onduidelijk hoe deze kan worden aangevraagd. In ieder geval, op het ogenblik dat een werkgever iemand in dienst neemt is hij of zij wettelijk verplicht om een aantal gegevens op te vragen voor wat het inhouden van de wettelijke loonheffingen betreft. Hiervoor wordt doorgaans gebruik gemaakt van een speciaal formulier van de Belastingdienst. De officiële benaming waar dit formulier over beschikt is ‘Model Opgaaf Gegevens voor de loonheffingen’. Een andere benaming voor dit formulier? De ‘loonbelastingverklaring’!

Wat is een loonbelastingverklaring?

Laat ons in eerste instantie even kijken naar wat de loonbelastingverklaring nu precies is. Het betreft hier in de praktijk een zeer eenvoudig formulier. Als werknemer zijn er eigenlijk drie verschillende vragen die deel uitmaken van dit formulier, namelijk: 

1. De eerste vraag verzoekt je om een aantal standaard gegevens in te vullen. Het gaat hierbij niet alleen om je naam en adres, maar ook om je woonplaats, de datum van je geboorte, je BSN-nummer en je telefoonnummer. 
2. De tweede vraag die wordt gesteld heeft betrekking tot de loonheffingskorting. Zo kan de werknemer aan de werkgever kenbaar maken of hij wil dat deze rekening houdt met deze korting en indien ja vanaf welke datum. 
3. Bij de derde vraag moet de werknemer gewoon de datum invullen en diens handtekening voor goedkeuring plaatsen;

In het verleden was het zo dat werkgevers er rekening mee moesten houden dat ze wettelijk verplicht waren om gebruik te maken van het formulier dat werd opgesteld door de Nederlandse Belastingdienst. Met ingang van 1 januari 2007 is daar echter verandering in gekomen. Vanaf dat ogenblik is het namelijk toegestaan om gebruik te maken van een eigen model. Dit uiteraard wel op voorwaarde dat het model in kwestie erin slaagt om de vereiste werknemersgegevens vast te leggen. Ondanks het feit dat dit dus mogelijk is blijkt uit de praktijk wel vaak dat er toch nog steeds gewoon gebruik wordt gemaakt van het standaard formulier van de Belastingdienst zelf. 

Wanneer is de loonbelastingverklaring vereist?

Ben je van plan om in 2022 een nieuwe werknemer in dienst te nemen? Dan zal je er rekening mee moeten houden dat je door middel van de loonbelastingverklaring 2022 de nodige gegevens bij de werknemer in kwestie zal moeten opvragen voordat hij bij jou in dienst treedt. Uiterlijk één dag voor de eerste werkdag van de werknemer dien je dan ook over de nodige informatie te beschikken. Tegelijkertijd met de loonbelastingverklaring dient de nieuwe werknemer ook een kopie van een geldig identiteitsbewijs in te leveren. Als werkgever ben je namelijk wettelijk verplicht om de identiteit van de persoon te controleren die bij jou aan de slag gaat. 

Hou er bovendien ook rekening mee dat je dient te controleren of de gegevens op de verklaring overeenkomen met deze die staat vermeld op het identiteitsbewijs. Let op! Het in dienst nemen van een werknemer brengt uiteraard nog heel wat andere verplichtingen met zich mee. Controleer dan ook zeker altijd grondig welke impact deze keuze bijvoorbeeld op de belasting van je onderneming kan hebben. Ben je bijvoorbeeld van plan om je werknemer richting het jaareinde een geschenkje te geven? Hou er dan rekening mee dat deze niet duurder mag uitvallen dan (op moment van schrijven) 227 euro. Is dat wel het geval? Dan moet je er rekening mee houden dat de zogenaamde voorbelasting voor dit geschenk niet volledig mag worden afgetrokken.

Hoe kom ik aan een loonbelastingverklaring?

De werkgever is zoals eerder op deze pagina reeds aangehaald wettelijk verplicht om een blanko loonbelastingverklaring te bezorgen aan de nieuwe werknemer die voor hem of haar aan de slag gaat. Je kan hiervoor als werkgever gewoon het ‘Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ document downloaden. Zoals eerder reeds aangegeven is het ook mogelijk om zelf een bepaald document aan te leveren zolang alle vereiste vragen maar worden gesteld. Dit kan je dan bijvoorbeeld doen door middel van een document met het eigen briefhoofd.

De werkgever dient het formulier op te sturen naar de (toekomstige) werknemer met de vraag om deze terug te bezorgen voordat het arbeidscontract ingaat. Ook moet er zoals aangegeven worden verzocht om een kopie van een geldig identiteitsbewijs. De loonbelastingverklaring 2022 dient te worden bijgehouden bij de salarisadministratie.

Is een digitale afhandeling mogelijk?

De Belastingdienst maakt het mogelijk om deze administratieve verplichting ook digitaal af te handelen. Het is de werkgever dus toegestaan om het formulier zowel op papier als digitaal aan te leveren. De werknemer mag het formulier eigenlijk ook zelfs digitaal ondertekenen. Dit uiteraard wel op voorwaarde dat er gebruik wordt gemaakt van een wettelijk erkende elektronische handtekening. Dat spreekt evenwel voor zich.