Zelf een loonstrook maken kan met salarissoftware, een spreadsheet of een online generator. Je vult de loon- en werknemersgegevens in, berekent de inhoudingen en controleert of het nettoloon klopt. Voor een echte loonstrook moet de berekening aansluiten op de Nederlandse regels en op je loonadministratie.
Ben je werknemer? Dan kun je zelf een voorbeeld maken om je loon te controleren, maar een zelfgemaakt document vervangt niet de loonstrook van je werkgever.
Zelf een loonstrook maken in vijf stappen
Een loonstrook is de uitkomst van een loonberekening. Begin daarom niet met de opmaak, maar met de gegevens en regels die voor de werknemer gelden.
- Verzamel de gegevens. Neem de naam van werkgever en werknemer, de loonperiode, het afgesproken brutoloon en de gewerkte uren. Controleer ook welke toeslagen, vergoedingen en inhoudingen van toepassing zijn.
- Bepaal het brutoloon. Tel het vaste loon en eventuele bruto extra’s voor de betreffende periode bij elkaar op. Houd rekening met de afspraken in het contract en een eventuele cao.
- Bereken de inhoudingen. Gebruik de juiste loonbelastingtabel voor het jaar en de loonperiode. Controleer of loonheffingskorting wordt toegepast en of er bijvoorbeeld een werknemersbijdrage voor pensioen moet worden ingehouden.
- Bereken het nettobedrag. Trek de inhoudingen af en verwerk eventuele nettovergoedingen of andere correcties. Een vergoeding telt niet altijd mee voor de berekening van de belasting.
- Controleer en verstrek de strook. Vergelijk de uitkomst met de salarisadministratie en het bedrag dat je uitbetaalt. Bewaar de gegevens en geef de werknemer de loonstrook.
Controleer ook of de gegevens voor de loonaangifte aansluiten op je berekening. Alleen een PDF maken is niet genoeg om de salarisadministratie af te handelen.
Een loonstrook maken met software, Excel of een generator
Salarissoftware is meestal de praktische keuze voor echte loonstroken. Geschikte Nederlandse software verwerkt de loonberekening en ondersteunt vaak ook de loonaangifte. Controleer wel of de instellingen voor je werknemer en eventuele pensioenregeling goed staan.
Met Excel kun je zelf een overzicht opbouwen, maar je bent ook zelf verantwoordelijk voor de formules en actuele regels. Dat maakt een spreadsheet vooral geschikt als controle of oefening. Voor terugkerende salarisbetalingen is de kans op fouten groter als je alle berekeningen handmatig bijhoudt.
Een gratis online generator kan snel een nette PDF opleveren. Let erop dat zo’n tool niet automatisch rekening houdt met Nederlandse belastingtabellen, pensioenafspraken of je loonaangifte. Een professioneel ogende strook is dus geen bewijs dat de berekening juist is.
Controleer de gegevens voordat je de strook deelt
Gebruik bij voorkeur een voorbeeld zonder echte persoonsgegevens als je een nieuwe tool uitprobeert. Wil je wel gegevens van een werknemer invoeren? Bekijk dan eerst waar de aanbieder die gegevens bewaart en of ze naar een server worden verstuurd.
Een digitale loonstrook moet de werknemer kunnen opslaan en later kunnen terugvinden. Voor elektronische verstrekking is in beginsel instemming van de werknemer nodig. Verstuur de strook op een manier die past bij de vertrouwelijke informatie die erop staat.
Laat een eerste loonberekening controleren als je niet zeker weet welke inhoudingen of instellingen gelden. Zo voorkom je dat een fout in je zelfgemaakte loonstrook terugkomt bij de betaling en de loonaangifte.
