Veel organisaties krijgen vroeg of laat te maken met controles van hun jaarcijfers. Een controle door een accountant geeft duidelijkheid over de financiële situatie en helpt bij het vertrouwen van anderen in jouw bedrijf. Voor veel ondernemers voelt het onderwerp groot en soms ingewikkeld. Toch is het goed te weten in welke situaties je een controleverklaring nodig hebt en wat daarbij komt kijken. Zo voorkom je verrassingen en weet je precies wat er van je wordt verwacht.

Waarom een controleverklaring gevraagd wordt

Een controleverklaring is een officieel document waarmee een accountant bevestigt dat de jaarrekening klopt. Grote bedrijven moeten dit laten doen omdat de wet dat vraagt. Maar ook middelgrote ondernemingen kunnen hier mee te maken krijgen wanneer zij boven bepaalde grenzen uitkomen. Denk aan omzet, aantal medewerkers of de waarde van de activa. Banken en investeerders vragen dit soms ook wanneer zij geld beschikbaar stellen en duidelijkheid willen over de financiële positie. In een enkele situatie kiest een organisatie er zelf voor om zekerheid te geven aan partners of klanten via een controle door een onafhankelijke accountant.

Situaties waarin een controleverklaring verplicht kan zijn

Sommige organisaties vallen direct onder wettelijke regels. Zij moeten hun jaarrekening laten controleren wanneer zij een bepaalde omvang hebben bereikt. Dat geeft vertrouwen bij iedereen die afhankelijk is van de cijfers. Bij projecten met subsidies komt dit ook vaak voor. De verstrekker van de subsidie wil zeker weten dat het geld op de juiste manier is gebruikt. Ook samenwerkingsverbanden die werken met grote geldstromen vragen soms om een controleverklaring. Het helpt alle betrokken partijen om te weten dat de administratie goed is ingericht en netjes wordt bijgehouden. Voor een organisatie waarvoor de accountantsverklaring niet verplicht is, maar wel verwacht wordt dat deze in de toekomst verplicht wordt, kan er vrijwillig gekozen worden om een accountantsverklaring aanvragen zodat er geen problemen in de toekomst ontstaan wanneer wel een verklaring verplicht is.

Wat een controleverklaring duidelijk maakt voor anderen

Een controleverklaring is meer dan een vinkje. Het laat zien dat een onafhankelijke professional de cijfers heeft gecontroleerd. Dat maakt het eenvoudiger om vertrouwen op te bouwen. Leveranciers zien dat een bedrijf stabiel werkt. Een bank kan beter beoordelen of een financiering haalbaar is. Ook intern geeft het houvast. Het helpt bij het maken van plannen voor het komende jaar omdat je weet dat de cijfers betrouwbaar zijn. Een controleverklaring helpt verder bij gesprekken met nieuwe partners omdat je laat zien dat je bedrijf open en helder werkt.

Hoe je een controleverklaring voorbereidt

Een goede voorbereiding maakt het proces voor iedereen prettiger. Het begint met een duidelijke administratie. Bonnetjes, facturen en contracten moeten compleet zijn en makkelijk terug te vinden. Zorg dat je financiële software juist staat ingesteld en dat inkomsten en uitgaven netjes zijn verdeeld over de juiste categorieën. Maak daarnaast duidelijke notities bij bijzondere posten. Denk aan investeringen of eenmalige opbrengsten. Wanneer alles goed is voorbereid werkt de accountant sneller en is de kans kleiner dat er vragen ontstaan die het proces vertragen. In veel gevallen kan je een controleverklaring aanvragen zodat je weet of je cijfers een getrouw beeld geven.

Waarom een controleverklaring ook voor kleine ondernemingen waardevol is

Ook wanneer er geen wettelijke plicht geldt kan een controleverklaring handig zijn. Bijvoorbeeld wanneer je een nieuwe investeerder zoekt of wanneer je meedoet aan een aanbesteding. Sommige opdrachtgevers willen zekerheid dat een bedrijf betrouwbaar is. Een controleverklaring kan dan precies het verschil maken. Het geeft een sterk signaal af dat je organisatie netjes werkt, dat de boekhouding klopt en dat je partners op je kunnen rekenen. Voor ondernemers die willen groeien is deze vorm van duidelijkheid soms een belangrijk hulpmiddel.