Reiskosten op je loonstrook staan meestal als een aparte vergoeding onderaan de berekening, bij het nettobedrag. Je kunt de post bijvoorbeeld herkennen aan ‘reiskostenvergoeding’, ‘reisvergoeding’ of ‘woon-werkverkeer’. Een onbelaste vergoeding wordt bij je nettoloon opgeteld, zonder dat je er loonheffing over betaalt.

De naam en plek verschillen per werkgever. Soms bestaat de vergoeding uit een vast bedrag per maand, soms hangt die af van je gereisde dagen of ingediende declaraties.

Waar staan reiskosten op de loonstrook?

Zoek naar een aparte regel met een bedrag voor reiskosten. Een onbelaste vergoeding staat vaak onder de berekening van je brutoloon en loonheffing. Daarna wordt ze opgeteld bij het bedrag dat je uitbetaald krijgt.

Zie je een bedrag achter ‘cumulatief’? Dat is meestal het totaal aan reiskostenvergoeding dat in het lopende jaar is verwerkt, niet het bedrag dat je die maand extra krijgt. Kijk daarom ook bij het bedrag voor de huidige loonperiode.

Een reiskostenvergoeding hoeft niet op iedere loonstrook opnieuw als aparte regel te staan. Het kan ook zijn dat je werkgever de vergoeding apart betaalt of een declaratie later verwerkt. Vraag bij twijfel om een specificatie.

Is de vergoeding bruto of netto?

Een onbelaste reiskostenvergoeding wordt netto uitbetaald. Ze verhoogt het bedrag op je bankrekening, maar is normaal gesproken geen belast loon. Voor een vergoeding per kilometer geldt wel een fiscaal maximumbedrag. Dat maximum kan per jaar veranderen.

Geeft je werkgever meer dan het bedrag dat per kilometer onbelast mag worden vergoed? Dan kan het extra deel als belast loon op je loonstrook staan. Je werkgever kan het onder voorwaarden ook op een andere manier belastingvrij vergoeden. Daardoor hoeft een hoger bedrag niet altijd te betekenen dat jij over het verschil belasting betaalt.

Reis je met het openbaar vervoer? Dan kan je werkgever onder voorwaarden de werkelijke kosten vergoeden. De loonstrook laat niet altijd zien welke kaartjes of reizen in dat bedrag zitten. Daarvoor kun je je declaratie of de specificatie van je werkgever bekijken.

Zo controleer je reiskosten op je loonstrook

Pak je werkrooster en eventuele declaraties erbij. Controleer daarna deze punten:

• De periode: gaat de vergoeding over dezelfde maand als je loonstrook, of worden declaraties achteraf betaald?
• De reisdagen: zijn alleen de afgesproken dagen meegenomen? Thuiswerkdagen tellen bij een vergoeding per reisdag meestal niet mee.
• De afstand: controleer of de afspraak geldt voor een enkele reis of voor de heen- en terugreis.
• Het bedrag: vergelijk de vergoeding per kilometer of per dag met je arbeidsovereenkomst, personeelshandboek of cao.

Een rekenvoorbeeld: woon je 15 kilometer van je werk en reis je op vier dagen heen en terug, dan reis je in totaal 120 kilometer. Bij een afgesproken vergoeding van € 0,20 per kilometer is dat € 24. Dit voorbeeld gaat uit van een vergoeding voor alle gereden kilometers.

Krijg je een vast maandbedrag, dan hoeft dat niet precies gelijk te zijn aan het aantal reizen in die maand. De werkgever kan het bedrag op basis van je gebruikelijke reispatroon berekenen.

Waarom staat er ook een minbedrag bij reiskosten?

Een minbedrag kan horen bij fiscale uitruil. Daarbij lever je een deel van een bruto loonbestanddeel in en krijg je daarvoor een aanvullende onbelaste reiskostenvergoeding. Op je loonstrook kun je dan zowel een bruto inhouding als een netto vergoeding zien.

Dit is geen extra vergoeding boven op je loon: je ruilt een deel van je brutoloon om. Het kan belastingvoordeel geven, maar kan ook gevolgen hebben voor de berekening van uitkeringen. Uitruil moet zijn afgesproken en kan alleen binnen de fiscale ruimte voor je reiskosten.

Ontbreekt de vergoeding of klopt het bedrag niet met je afspraken? Vraag je salarisadministratie welke reizen en periode zijn verwerkt. Dan kun je gericht controleren of er een correctie nodig is.