Goede administratie software kan het verschil maken tussen een overzichtelijke en een chaotische bedrijfsvoering. Als ondernemer ben je verplicht om een administratie bij te houden. Dat betekent dat je alle financiële gegevens van je bedrijf bijhoudt, zoals facturen, bonnen en betalingen. Vroeger deed je dat met papieren mappen en een ringband. Tegenwoordig zijn er digitale programma’s die dat werk grotendeels uit handen nemen. Maar wat kun je precies verwachten van zulke software, en waar moet je op letten?

Wat administratiesoftware voor je doet

Een programma voor je bedrijfsadministratie helpt je om inkomsten en uitgaven bij te houden, facturen te maken en je belastingaangifte voor te bereiden. Veel van die handelingen gaan automatisch. Zo kun je banktransacties koppelen aan het programma, waarna de software de bedragen zelf indeelt in de juiste categorieën. Dat scheelt veel tijd en voorkomt fouten die je zelf snel maakt als je alles handmatig invoert. Sommige programma’s sturen ook automatisch herinneringen als een factuur niet op tijd is betaald. Voor kleine bedrijven en zzp’ers is dat een groot voordeel, omdat zij zelden een aparte medewerker hebben die dat soort taken uitvoert.

Het verschil tussen administratie en boekhouding

Veel mensen gebruiken de woorden administratie en boekhouding door elkaar, maar er zit een verschil tussen. Administratie is de verzamelnaam voor alle gegevens van een onderneming. Dat gaat over alles wat je vastlegt, van klantgegevens tot urenstaten en van inkoopfacturen tot contracten. Boekhouding is een onderdeel van die bredere administratie en gaat specifiek over het verwerken van financiële gegevens. Een boekhoudprogramma is dus eigenlijk een onderdeel van wat administratiesoftware kan zijn. Er zijn programma’s die zich alleen richten op de financiële kant, maar er zijn ook bredere platformen die je hele bedrijfsvoering ondersteunen, inclusief personeelsbeheer, voorraadbeheer en klantenbeheer.

Populaire programma’s en hun mogelijkheden

In Nederland zijn er verschillende bekende programma’s voor het bijhouden van je bedrijfsgegevens. Denk aan tools zoals Moneybird, Exact Online, Snelstart en Twinfield. Ze richten zich op verschillende soorten gebruikers. Moneybird is populair onder zzp’ers en kleine bedrijven vanwege de eenvoudige interface. Exact Online is geschikter voor grotere organisaties die meer functies nodig hebben. Snelstart zit daar ergens tussenin. Wat ze gemeen hebben, is dat ze allemaal werken via de browser of een app, zodat je altijd en overal toegang hebt tot je gegevens. Dat is handig als je onderweg werkt of samenwerkt met een accountant die op afstand meekijkt.

Waar je op let bij het kiezen van software

Bij het kiezen van een programma voor je bedrijfsadministratie spelen een paar dingen een grote rol. Ten eerste de prijs. De meeste programma’s werken met een maandabonnement dat varieert van een paar euro tot tientallen euro’s per maand, afhankelijk van de functies. Ten tweede de gebruiksvriendelijkheid. Een programma dat ingewikkeld aanvoelt kost je uiteindelijk meer tijd dan het je bespaart. Veel aanbieders bieden een gratis proefperiode aan, zodat je het systeem eerst kunt uitproberen. Daarnaast is het slim om te kijken of de software voldoet aan de regels van de Belastingdienst en of je eenvoudig btw-aangifte kunt doen vanuit het programma. Koppelingsmogelijkheden met andere tools, zoals een webshop of een salarissysteem, zijn ook iets om op te letten als je bedrijf groeit.

Veelgestelde vragen

Is administratiesoftware ook geschikt voor zzp’ers zonder boekhoudkennis?
Ja, de meeste programma’s voor zzp’ers zijn ontworpen voor mensen zonder boekhoudkundige achtergrond. Ze werken met duidelijke stappen en leggen in gewone taal uit wat je moet doen. Je hoeft geen kennis te hebben van debiteuren, crediteuren of grootboekrekeningen om er goed mee te werken.

Moet ik mijn papieren bonnen bewaren als ik digitale software gebruik?
De Belastingdienst verplicht je om je administratie zeven jaar te bewaren. Als je bonnen digitaal inscannen en opslaan in je programma, mag je de papieren versie in de meeste gevallen weggooien. Het is wel belangrijk dat de digitale kopie goed leesbaar is en betrouwbaar is opgeslagen.

Kan ik mijn accountant toegang geven tot mijn digitale administratie?
Bij de meeste programma’s kun je een accountant of boekhouder uitnodigen om mee te kijken in je administratie. Je bepaalt zelf welk toegangsniveau je geeft. Zo kan een accountant zaken controleren of aanvullen zonder dat je telkens bestanden hoeft op te sturen.

Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik stop met een abonnement?
Als je een abonnement opzegt, kun je bij de meeste aanbieders je gegevens exporteren voordat je account wordt afgesloten. Het is verstandig om dat altijd te doen, zodat je een eigen kopie hebt van je financiële geschiedenis. Bewaar die export op een veilige plek, want je bent wettelijk verplicht je gegevens zeven jaar te kunnen tonen.